Wiki 的神話與現實

誕生于10前的 Wiki 技術正受到越來越多的歡迎,而許多公司正懷著一種不切實際的期望啟動他們的 Wiki 項目。然而近期的一些報告,如,CMS Watch企業社會軟件報告,以及企業中的 Wiki,都顯示了 Wiki 項目之痛。對于 Wiki,夸夸其談的項目主管們抱有多種神話心態,而現實卻是另外一回事。本文是著名 CMS 研究機構 CMS Watch 發表的一篇關于企業 Wiki 的文章。

Wiki 的三個神話

  1. Wiki 會推動員工自覺地貢獻信息。
  2. 員工憑直覺就能使用 Wiki 工具。
  3. Wiki 會讓信息的管理變得簡單明了。

然而現實中,Wiki 雖然確實擁有不小的價值,但象所有信息技術一樣,你需要抱著批評的眼光來看待這種技術。

神話 #1: Wiki 將推動員工對信息的貢獻

關于 Wiki 一個古老的神話就是,Wiki 技術會推動員工對信息的貢獻。很多企業認為,Wiki 會推動員工貢獻內容和意見的積極性。看看 Wikipedia,那些志愿者撰寫了700萬篇文章,當內容提供者可以自己決定什么可以寫,什么不可以寫的時候,他們就有了動力。

然而,很多公司的 Wiki 項目總是稍縱即逝,最終只剩下空蕩蕩的頁面,這種情形往往來自那些沒有明確目標的 Wiki 項目,這些項目并不知道其服務的對象與原因,或者因為什么都想做而變得空泛。

另一個典型的障礙是文化。信息的自由發布對一些組織化的管理文化來講并不受歡迎,另外還會引發對內容質量的擔憂,就是說,Wiki 中的一些信息可能是錯誤的。組織化的管理認為,那些一經發布的信息,都應該是權威的,完整的,有良好的文檔。而 Wiki 卻是邊做邊說,如果管理方不愿同這種文化對話,同時,員工又特別樂于提交那些未完成的內容時,Wiki 成功的幾率就很小了。

象所有信息系統一樣,Wiki 必須對員工的日常工作帶來幫助,而不是定位于一個沒有差錯的信息檔案系統。多數成功的 Wiki 項目都有明確的目標,而不是為 Wiki 而 Wiki,它們是圍繞著信息的協同作業。

在這個基本前提之上,你還要通過各種方式鼓勵內容的貢獻。首先,不要推出一個空的 Wiki,里面要事先放一些基本內容,如樣例內容或基本的信息結構。要將 Wiki 同其它企業工具集成,比如,在公司的 Intranet 上對你們的 Wiki 提供鏈接,讓更多人知道它的存在。記住,沒有相應的推動,Wiki 不會自己成長。

另外,高度成功的 Wiki 項目經常是那些熟知IT的人推動的,他們對這種技術有一定的了解與經驗,或者他們曾在 Wikipedia 寫過文章。在向非技術人員介紹 Wiki 時,可能面臨著挑戰,因為 Wiki 要求一種新的,不熟悉的個工作方式,而且這些系統的易用性常常是個很大的問題。

神話 #2: 員工都知道如何使用 Wiki

很多公司指望他們的員工立即投入到 Wiki 技術中,Wiki 的概念非常簡單是否意味著它同樣易于使用?

然而,事實上,Wiki 要求以一種新的方式對待內容與結構。那些熟悉 Wiki 的人往往并不知道普通人對 Wiki 的不解。比如,在 Wiki 中,鏈接以前的內容,在創建新頁之前,你需要首先考慮可以從哪些頁鏈接出來,這看上去是個小細節,然而對編輯者來說這是一種新的視角,需要實踐。Wiki 的力量在于其自下而上的,基于鏈接的天性,然而要實現其全部價值,必須從一開始就堅持這種思路。你需要提供一些指引讓用戶全面用好鏈接以消除內容的冗余。

另外,多數 Wiki 系統的界面并不是那么用戶友好。很多 Wiki 使用專用的置標語言(如 *text* 代表黑體, _text_ 代表斜體),而不是在其它在線出版系統(如 CMS 網站內容管理系統)中已經非常普遍的富內容編輯器。同時,不同的 Wiki 系統可能使用不同的置標語言,這些語言更適合小眾的技術人群而非企業用戶。因此,技術培訓是必需的。

然而,即使是那些熟練的  Wiki 作者,在你的企業環境中,也需要培訓,他們或許知道基本的概念,卻對一些有用的功能知之甚少,如新內容的郵件提醒功能,版本回溯功能,以及離線工作模式。(CMS Watch企業社會軟件報告的讀者知道并不是所有 Wiki 系統都支持這些功能)

神話 #3: Wiki 會讓你隨時找到需要的信息

很多 Wiki 的推廣者認為,Wiki 的靈活性可以保證那些最新的,最需要的信息總能被輕易發現,因為員工隨時都在更新內容。

事實上,這些企業很快會發現,對 Wiki 的重度依賴將導致內容的增長失去控制。當整個結構陷入混亂,在堆積如山的內容中查找信息如同大海撈針一樣。如果每一個新頁都需要一個不一樣的名字,你如何查找有意義的名字;當發布一個新頁比查找一個舊頁更簡單的時候,你如何避免信息的爆炸。

這還不算,在多數 Wiki 系統中,搜索功能都很弱。搜索結果經常首先顯示那些最新改動過的內容,如果你想找一些新東西,這可能有用,但在成千上萬的搜索結果中,這沒有多少用處。

Information-capacity gap

如果你不事先規劃并制定指引,Wiki 最終會不堪重負,信息過載與有限容量之間的鴻溝會給企業帶來風險,意味著人們越來越難發現信息,或者信息越來越膨脹。

要實現一個實用的 Wiki,你需要專門的努力。你需要指定幾個 Wiki 經理或管理員,他們定期檢查內容的質量。另外,還需要向用戶提供幫助和最佳實踐,如怎樣創建和維護結構,如何大量使用鏈接。除此之外,還需要一些簡單的指引,幫助用戶維護內容,鏈接,結構。盡管 Wiki 為了保持靈活而不強制使用模板,但開發一些模板指引還是有用的,如,在每頁的頂部放一個 TOC 目錄,讓用戶知道這頁的主要內容與結構。

Wiki 的現實

Wiki 是一種靈活地創建與分享信息的方法,然而靈活與簡單并不能證明 Wiki 的成功。簡單還可能給你帶來更大的挑戰,盡管短期可以獲得成效,然而長期來看,有可能導致過度膨脹而失去控制。

因此,盡管 Wiki 是非傳統的工具,然而那些傳統的技術神話依然會對 Wiki 帶來厄運,在開展 Wiki 之前需要仔細規劃,保證管理者知道你們有多少資源,尤其是人力資源。最終,你的企業文化可能成為成敗的關鍵,一個鼓勵開放式溝通,注重實踐的領導者將成為一個成功的 Wiki 項目的基石。

本文國際來源:http://www.cmswatch.com/Feature/190-Wiki-Myths?source=RSS
中文翻譯來源:COMSHARP CMS 官方網站(35公里譯)





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